Das Chaos durch das Hochwasser ist schon schlimm genug, doch irgendwann steht sie an…. die nächste Steuererklärung.
Kosten müssen bei der Steuererklärung über Belege nachgewiesen werden, denn die kaufmännische Buchführung folgt dem Belegprinzip. Es gilt also: keine Buchung ohne Beleg. Es sind aber unmittelbar durch das Hochwasser Buchführungsunterlagen vernichtet worden oder verloren gegangen. Was nun ? Hier die wichtigsten Dinge in aller Kürze:
Welche Möglichkeiten hast Du bei verlorenen Belegen?
Sind durch das Schadenereignis Buchführungsunterlagen und sonstige Aufzeichnungen vernichtet worden oder verloren gegangen, zeigt sich das Finanzamt kulant und es werden daraus steuerlich keine nachteiligen Folgerungen gezogen.
Es sind aber folgende Dinge zu beachten:
- Der Verlust der Unterlagen sollte zeitnah dokumentiert werden, damit er glaubhaft nachgewiesen werden kann. So können die Beträge dennoch steuerlich geltend machen.
- Wurde die Rechnung vernichtet, ist zunächst eine Zweitausfertigung oder Kopie des Originalbelegs beim Rechnungsaussteller anzufordern.
- Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege als Ersatzbelege nur dann, wenn für den jeweiligen Geschäftsvorfall kein Fremdbeleg zu beschaffen ist.
- Legt ein Unternehmer einen selbst ausgestellten Eigenbeleg als Ersatzbeleg vor, kann keine Vorsteuer abgezogen werden.
- Die Abzugsfähigkeit des gezahlten Betrags als Betriebsausgabe hingegen bleibt auch bei selbst ausgestellten Belegen erhalten.
Die Erstellung eines Eigenbeleges ist ganz einfach.
2. hier geht es zum Eigenbeleg Generator
Selbstverständlich helfe ich auch gerne, wenn ihr Fragen habt: petra@diefibucoachin.de
Was ist der Unterschied von externen und internen Belegen?
Im Rahmen der Buchführung unterscheidet man zwei Gruppen von Belegen: externe Belege (Fremdbelege) und interne Belege (Eigenbelege).
Was ist ein Fremdbeleg?
Bei Fremdbelegen handelt es sich um Nachweise über Geschäftsvorfälle, die durch Dritte von außerhalb ins Unternehmen gelangen. In diese Gruppe fallen beispielsweise:
- Eingangsrechnungen
- Frachtbriefe
- Lieferscheine
- Kontoauszüge
- Barzahlungsquittungen
- Kassenzettel
Fremdbelege liegen in der Regel als Originalbelege vor. Die gesammelten Belege ermöglichen dem Finanzamt, im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend gemachte Betriebsausgaben nachzuprüfen und sind von Dir prinzipiell über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.
Was ist ein Eigenbeleg?
Liegt für einen Geschäftsvorfall kein Fremdbeleg vor, musst Du diesen durch einen Eigenbeleg nachweisen. Es genügt somit ein formloses Schreiben, das alle notwendigen Informationen zum jeweiligen Geschäftsvorfall beinhaltet. Zusätzlich muss beim Eigenbeleg noch eine Begründung genannt werden, warum diese Form des Belegs als Nachweis für den jeweiligen Geschäftsvorfall gewählt wurde.
Wie lange ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ?
Die Frist von 10 Jahren gilt zum Beispiel für:
- Rechnungen
- Kontoauszüge
- Gutschriften
- Steuererklärungen und –bescheide
- Jahresabschlüsse
Die Frist von 6 Jahren gilt zum Beispiel für:
- Angebote
- Auftragsbücher
- Preislisten
- Geschäftliche Briefe
